Introduction
Ce livre blanc relate l’histoire de la manière dont le service d’endoscopie multi-sites à haut volume d’un réseau hospitalier public australien s’est associé à Novari Health pour mettre en œuvre une solution numérique de gestion des orientations, améliorant ainsi l’efficacité organisationnelle et permettant la modernisation des flux de travail. Cette mise en œuvre continue de démontrer comment une technologie de pointe éprouvée au niveau international, conçue au Canada pour la gestion des orientations et des listes d’attente, peut être appliquée avec succès dans des hôpitaux en Australie, au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni.
Contexte
Novari eRequest est une solution logicielle conçue pour rationaliser et optimiser les processus de gestion des orientations et des listes d’attente pour les hôpitaux, les réseaux de santé régionaux et les systèmes de santé provinciaux. En faisant passer les hôpitaux d’un ensemble de systèmes de gestion des orientations basés sur le papier à une plateforme entièrement numérique, Novari eRequest centralise et numérise les orientations des patients, permettant un triage efficace et une orientation rapide vers le prestataire approprié. Le système permet un suivi en temps réel de chaque orientation, réduisant ainsi les retards et les charges administratives tout en améliorant le flux des patients.
Grâce à sa capacité d’intégration avec les systèmes de dossiers médicaux électroniques (EMR), les systèmes d’information hospitaliers (SIH), les systèmes d’orientation électronique, les systèmes d’engagement des patients et autres, la technologie de Novari améliore la coordination des soins, permet la détection précoce des orientations en double et offre une visibilité complète des listes d’attente. La plateforme numérique gère également efficacement les flux de travail internes pour le personnel clinique et administratif, améliorant ainsi la communication et la coordination des soins aux patients dans l’ensemble du système de santé.
Projet de démonstration du Central Adelaide Local Health Network (CALHN)
Le Central Adelaide Local Health Network (CALHN) est le plus grand réseau de santé multi-sites d’Australie du Sud, desservant près de 30 % de la population de l’État à travers ses principaux sites hospitaliers. Reconnaissant la nécessité d’une approche plus efficace et standardisée de la gestion des orientations, le Royal Adelaide Hospital et The Queen Elizabeth Hospital du CALHN ont lancé un projet transformationnel visant à moderniser leurs flux de travail pour les orientations en endoscopie. Dirigé par un leader clinique qui a effectué une analyse internationale des technologies de pointe, l’organisation a identifié Novari eRequest comme une solution idéale pour résoudre les inefficacités. Pour mettre en œuvre cette vision stratégique, le CALHN s’est engagé dans un projet de démonstration de trois ans avec Novari pour déployer la plateforme eRequest afin de réduire la charge administrative, d’améliorer la transparence et de fournir des analyses en temps réel sur le volume de patients en attente.
Depuis sa mise en œuvre en octobre 2023, Novari eRequest gère avec succès les orientations endoscopiques au Royal Adelaide Hospital et au Queen Elizabeth Hospital. Maintenant dans sa deuxième année d’exploitation, le système a éliminé la dépendance aux méthodes de suivi manuelles obsolètes, amélioré l’allocation des ressources et offre une visibilité en temps réel sur le statut de chaque orientation. Le personnel rapporte une efficacité opérationnelle accrue, une gestion plus structurée des patients et un processus d’orientation plus prévisible et équitable, conduisant ultimement à de meilleurs résultats pour les patients et à une utilisation plus efficace des ressources de santé.
Le problème à résoudre
Auparavant, le Royal Adelaide Hospital et le Queen Elizabeth Hospital utilisaient des processus distincts, spécifiques à chaque site, pour gérer les orientations endoscopiques via un système basé sur le papier. Les orientations étaient reçues par le biais de multiples points d’entrée répartis sur sept unités cliniques distinctes, entraînant des approches de triage variées et des expériences de temps d’attente incohérentes. Les systèmes basés sur le papier sont connus pour faciliter les incohérences dans la gestion des orientations. Ces variations introduisaient des risques, contribuaient à un accès inéquitable, augmentaient la charge de travail du personnel et affectaient la satisfaction des patients.
Collecte des exigences et mise en œuvre
Novari Health a mené un examen approfondi sur site des flux de travail existants du CALHN pour comprendre les défis auxquels le personnel était confronté dans la gestion des orientations en endoscopie. Comme c’est souvent le cas dans de nombreux établissements de santé, les cliniciens et les administrateurs compensaient les flux de travail inefficaces et les technologies obsolètes en s’appuyant sur des feuilles de calcul, du papier et des Post-it pour suivre les orientations et gérer les listes d’attente. Ces solutions de contournement manuelles ajoutaient de la complexité, augmentaient la charge administrative et introduisaient potentiellement des risques pour la sécurité des patients.
Un examen multidisciplinaire sur chaque site a identifié les points de décision clés nécessaires pour créer un flux de travail standardisé. Ce nouveau processus a été conçu pour s’aligner sur les meilleures pratiques, les critères fondés sur des preuves, les normes nationales et les normes de soins cliniques en coloscopie. Le logiciel eRequest de Novari a ensuite été adapté pour soutenir ces flux de travail en automatisant les tâches routinières, en éliminant les formulaires papier et en permettant un suivi en temps réel des progrès des patients.
Cette initiative a établi un modèle de service unifié et multi-sites avec un triage dirigé par des infirmières aux points d’entrée et de sortie. Soutenu par le logiciel eRequest de Novari, le système a rationalisé les processus, amélioré la visibilité en temps réel et renforcé la responsabilisation.
L’avantage du passage au numérique
La mise en œuvre du système eRequest de Novari a amélioré la transparence, la confiance et l’efficacité du processus de référence dans les deux hôpitaux en offrant une visibilité en temps réel sur les goulots d’étranglement, les temps d’attente et les délais de traitement. Le triage standardisé, aligné sur les directives médicales de référence, a davantage rationalisé le processus. Auparavant, il existait deux temps d’attente distincts : l’un de la référence au service ambulatoire (OPD) et l’autre de l’OPD à l’intervention. Ces délais étaient gérés indépendamment, sans moyen de les surveiller comme un parcours patient unique et continu. Grâce à la technologie Novari, le personnel peut désormais visualiser et gérer les temps d’attente tout au long du processus de référence, depuis la référence initiale jusqu’à la sortie du parcours. Cette visibilité permet au personnel de surveiller le flux de patients en temps réel, fournissant à la direction de l’hôpital des informations précieuses pour identifier les goulots d’étranglement, optimiser les processus et soutenir une prise de décision plus éclairée.
En numérisant toutes les références, y compris celles reçues par fax, les hôpitaux ont éliminé les inefficacités et amélioré la coordination entre les services. Le système a raccourci le temps global entre la référence et la sortie du parcours, avec des mécanismes intégrés pour signaler les anomalies nécessitant une attention immédiate.
Grâce à l’accès à des données précises et en temps réel, les gestionnaires et les cliniciens peuvent prendre des décisions plus éclairées, optimiser l’allocation des ressources et améliorer les performances globales du système.
Novari eRequest a également permis l’équilibrage de la charge entre les sites, en particulier dans les listes anesthésiques, aidant à gérer les longues attentes et à répartir de manière optimale les ressources entre les établissements. La plateforme standardise les références de patients entre les sites, permettant des comparaisons plus précises et des aperçus sur les volumes de références et les goulots d’étranglement. Avec un suivi et des analyses en temps réel, CALHN a désormais accès à des données cruciales qui soutiennent une prise de décision éclairée et des améliorations continues dans la prestation de services. Le succès de cette mise en œuvre établit une référence pour d’autres réseaux de santé cherchant à améliorer l’efficacité et l’accès des patients grâce à la transformation numérique.
Figure 1. Le diagramme ci-dessus illustre le flux de travail personnalisé de CALHN pour la gestion des références endoscopiques à l’aide de Novari eRequest. Contrairement aux solutions rigides et universelles, Novari eRequest est conçu pour s’adapter à des flux de travail complexes et spécifiques à chaque site. Sa capacité à modéliser visuellement des processus complexes garantit que même les flux de travail les plus détaillés et uniques peuvent être représentés et optimisés avec précision. Cette flexibilité permet à des organisations comme CALHN de construire des flux de travail qui reflètent exactement leurs besoins, améliorant l’efficacité et l’accès des patients sans exiger de compromis sur leurs processus établis.
Tableaux de bord
Depuis que le logiciel Novari a été mis en place à CALHN, le personnel a pu voir rapidement et précisément ses listes de travail d’un coup d’œil. Les tableaux de bord entièrement personnalisables du logiciel offrent une interface intuitive qui permet aux utilisateurs de suivre, d’analyser et d’optimiser les différentes étapes du processus de référence, de triage et de réservation.
En tirant parti de ces tableaux de bord en temps réel, le personnel de première ligne peut rapidement vérifier la disponibilité des rendez-vous, réduire les conflits de planification et améliorer le flux de patients. Les gestionnaires obtiennent une visibilité plus approfondie sur les tendances de réservation, l’utilisation des ressources et les goulots d’étranglement du système, permettant une prise de décision éclairée par les données. De plus, le personnel peut surveiller les indicateurs de performance clés (KPI) tels que les temps d’attente, les taux d’annulation et l’efficacité du traitement des références, assurant une amélioration continue de la qualité du service et de la conformité.
Cette transparence et accessibilité améliorées des données opérationnelles critiques ont permis à CALHN de gérer proactivement la demande, d’optimiser l’allocation des ressources et de maintenir un haut niveau de soins aux patients.
Impact mesurable à CALHN
Depuis la mise en œuvre de Novari eRequest, CALHN a observé des améliorations significatives dans le flux de patients, l’efficacité opérationnelle et la prestation globale de services. Au cours des six premiers mois, il y a eu une réduction d’environ 40 pour cent des références nécessitant une évaluation OPD. De plus, au cours des 12 premiers mois, environ 25 pour cent des patients sont sortis du parcours sans avoir besoin d’une intervention. Ces améliorations ont permis aux patients de recevoir les soins les plus appropriés plus rapidement tout en évitant les interventions inutiles.
Comme le montre la Figure 2, le nombre de rendez-vous complétés a considérablement augmenté, passant de 144 en novembre 2023 à 571 en février 2025, soulignant la capacité du système à accueillir plus de patients efficacement.
Figure 2. Ce graphique à barres empilées et à lignes illustre le nombre de patients du parcours endoscopique traités à CALHN de novembre 2023 à février 2025.
Conclusion
L’implémentation de Novari eRequest au CALHN démontre la valeur de la transformation numérique dans les établissements de santé à haut volume. En rationalisant la gestion des demandes de consultation et en améliorant l’efficacité des flux de travail, cette technologie a permis d’améliorer l’accès des patients, de réduire les temps d’attente et d’optimiser les ressources hospitalières. Alors que le CALHN continue de surveiller les performances et d’exploiter les analyses pour obtenir des informations supplémentaires, la solution de Novari présente un modèle évolutif pour une adoption plus large à l’échelle du système, contribuant ainsi à relever les défis persistants dans la gestion des chirurgies électives à travers l’Australie.
À propos de Novari Health
Les solutions logicielles primées de Novari Health, à l’échelle de l’entreprise, pour la gestion des orientations, l’admission centralisée et la gestion des listes d’attente, améliorent l’accès aux soins tout en augmentant l’efficacité et l’efficience des organisations de santé. Exploitant HL7, FHIR, DICOM et d’autres normes internationales, nos technologies complètent et s’intègrent à une large gamme de systèmes de santé (par exemple, SIH, DME, PACS, etc.). Ayant son siège social au Canada, avec des bureaux en Australie, en Nouvelle-Zélande et au Royaume-Uni, Novari est l’un des fournisseurs de solutions de santé numérique à la croissance la plus rapide. Certifiée ISO 27001, Novari Health est un partenaire Microsoft, avec des solutions logicielles hébergées sur le réseau mondial de centres de données de Microsoft Azure.
